La transformación digital de las organizaciones mexicanas ya no se limita a implementar nuevas tecnologías, el verdadero reto consiste en convertir millones de documentos físicos acumulados durante años en información accesible, segura y útil para la toma de decisiones, aseguró Alejandro Meneses Fernández, Director General de Tekuno.
La empresa mexicana especializada en transformación digital ha desarrollado soluciones enfocadas en la digitalización masiva de expedientes, gestión documental y automatización de procesos para empresas y organismos gubernamentales.
“Muchas organizaciones siguen operando con información almacenada en archivos físicos. El problema no es solamente el espacio que ocupan esos documentos, sino el tiempo que se pierde buscando información, validando expedientes o compartiendo documentación entre distintas áreas”, explicó Meneses Fernández en entrevista con El Industrial.
De acuerdo con el directivo, Tekuno transforma archivos físicos en repositorios digitales organizados, permitiendo que equipos completos consulten expedientes de manera simultánea, segura y desde cualquier ubicación.
El reto pendiente de la digitalización en México
La digitalización continúa siendo una asignatura pendiente para una parte importante del sector productivo nacional. Diversos especialistas han advertido que miles de organizaciones todavía dependen de procesos manuales y documentación física, lo que genera retrasos operativos, costos administrativos y riesgos asociados a la pérdida o deterioro de información.
Además, la estrategia de modernización impulsada por el Gobierno federal mediante plataformas digitales para la realización de trámites confirma que la digitalización documental se ha convertido en una prioridad tanto para el sector público como para la iniciativa privada. La digitalización de procesos puede reducir significativamente tiempos de atención y costos operativos.
“Hoy las organizaciones necesitan encontrar información en segundos, no en horas o días. El acceso rápido a los datos se ha convertido en una ventaja competitiva”, afirmó el director de Tekuno.
Del archivo muerto a la inteligencia documental
La evolución tecnológica también está transformando la manera en que se administran los documentos. Las nuevas plataformas incorporan herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), automatización e inteligencia artificial que permiten clasificar, localizar y analizar información de manera prácticamente inmediata.
Según Meneses Fernández, la digitalización documental representa el primer paso para que las organizaciones puedan adoptar tecnologías más avanzadas como analítica de datos, automatización de procesos e inteligencia artificial.
“Si la información permanece en cajas o archivos físicos, la inteligencia artificial no puede generar valor. Primero es necesario digitalizar, organizar y estructurar los datos”, explicó.
Seguridad y colaboración, claves para las empresas
Tekuno trabaja con modelos flexibles de almacenamiento que incluyen infraestructura propia, nubes privadas y entornos tecnológicos adaptados a las necesidades de cada cliente.
Esta capacidad resulta especialmente relevante en sectores que manejan grandes volúmenes de información sensible, como instituciones gubernamentales, financieras, educativas, jurídicas y corporativas.
La gestión documental moderna también permite fortalecer la trazabilidad de la información, controlar accesos, reducir riesgos operativos y facilitar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos y administración de archivos.
El futuro será sin papel
Para el director de Tekuno, la tendencia es irreversible: las organizaciones que logren convertir sus archivos en activos digitales estarán mejor preparadas para competir en un entorno cada vez más dinámico.
“La transformación digital no empieza con la inteligencia artificial. Empieza cuando una organización logra que su información esté disponible, organizada y accesible para tomar mejores decisiones. Ahí es donde comienza realmente el cambio”, concluyó.
En un entorno donde la velocidad de respuesta se ha convertido en un factor estratégico, la digitalización documental dejó de ser un proyecto tecnológico para convertirse en una necesidad operativa y de negocio.